Geheimhoudingsverklaring – speel op safe en regel het

Internationaal heet een geheimhoudingsverklaring een non-disclosure agreement, afgekort een NDA. In een NDA bescherm je als ondernemer je bedrijfsgevoelige informatie. Zo voorkom je dat je bedrijfsgeheimen ‘gelekt’ worden. Ga je informatie delen met een ander, maar moet het wel vertrouwelijk blijven? Dan kun je het beste jezelf tegen lekken verdedigen door een geheimhoudingsverklaring op te stellen. Natuurlijk gaat het er niet om dat je kantinepersoneel niet mag doorbrieven welk merk koffiemachine je aan wilt schaffen. Een NDA is daarvoor niet nodig. Wel voor het volgende:

• Investeerders in een dienst of product van jou
• Inhuur van een ZZP’er, freelancer of andere opdrachtnemer
• Personeel dat vertrouwelijke informatie krijgt

Zo’n NDA heb je best wel snel geregeld. Daar hoeft geen kantoor aan juridische specialisten mee aan de slag. Je kunt dat bij goede servicebureaus namelijk uitbesteden. Bij die bureaus kun je (online) via een NDA-generator precies dat document op laten maken dat bij jouw situatie past. Of dat nu in het Nederlands moet of in het Engels. Beide documenten zijn uiteindelijk geldig voor het Nederlands recht.

Bestanddelen van een geheimhoudingsverklaring

Het is wel handig vooraf te weten wat er nu eigenlijk aan informatie in zo’n NDA thuishoort. Een aantal zaken keren steevast terug in zo’n document:

• Inhoud van de geheimhoudingsplicht.
• Omvang van de geheimhoudingsplicht.
• Doel van waaruit de vertrouwelijke informatie gedeeld dient.
• Duur van de geheimhoudingsverklaring (een termijn, nooit voor altijd).
• Boetebeding bij het niet nakomen van de NDA.
• Juridische acties nadat een geheimhoudingsplicht (deels) is verbroken.
• Alle relevante gegevens van de partijen die de NDA ondertekenen.

Welke informatie vereist eigenlijk een geheimhoudingsverklaring?

Het nieuwe koffiezetapparaat van de zaak valt er dus eigenlijk nooit onder. En ook algemeen bekende informatie niet. Het heeft geen zin een NDA op te stellen over informatie die je ook bij de bakker kunt horen. Of in de krant kunt lezen. Maar gegevens die commercieel gevoelig liggen en die de concurrentie beter even nog niet kan horen, die zijn wel van belang. Zeker als je die moet delen met anderen. Om zo bijvoorbeeld je product of dienst te ontwikkelen. Je wilt niet dat een derde, met wie je gevoelige informatie deelt, bewust of per ongeluk uit de school gaat klappen.

Met een NDA sta je sterker in je recht

Soms moet je dus wel die informatie delen en beschermen. Daarom kun je, voor je gaat delen, de geheimhouding van die info regelen. En dat doe je juridisch het sterkst door een NDA op te laten stellen. Die sluit naadloos aan op de Wet bescherming bedrijfsgeheimen (2018). Als je geheim dan toch vroegtijdig op tafel komt, kun je het boetebeding in je NDA activeren. En de geleden schade opeisen.

Rocket Lawyer – Juridische Zaken Makkelijk Gemaakt

Welke informatie past niet in een NDA?

Alleen vertrouwelijke informatie komt in een NDA terecht. Sommige gegevens zijn niet geschikt voor opname in een geheimhoudingsverklaring:

als de andere partij(en) aan kan tonen dat de informatie voor de NDA-ondertekening al bij hem/haar/hen bekend was

• Algemene, voor iedereen toegankelijke informatie.
• Informatie die tijdens de duur van het NDA op een andere wijze algemeen bekend raakt.

Je kunt niemand verplichten om een NDA te tekenen. Maar er wel consequenties aan verbinden. Een werknemer die weigert te tekenen kan worden uitgesloten voor de functie om zo niet in aanraking te komen met gevoelige informatie.